Easymail celowo rozdziela trzy rzeczy: obecność na liście, wypisy z listy oraz wypisy na poziomie konta. Gdy trzymasz je osobno, każde pytanie o to, kto trafia na listę - i kto faktycznie otrzymuje Twoje maile - ma jasną odpowiedź. Ten przewodnik omawia zasady po kolei, w tym te najczęstsze: „Jeśli dodam kontakty do listy, czy wrócą na nią osoby, które się wypisały?”, „Czym różni się usunięcie z listy od wypisania się?”, „Kto faktycznie otrzymuje kampanię?”, „Co się stanie, jeśli kontakt już istnieje?”
W skrócie - czy wypisani wrócą na listę?
„Jeśli masowo dodam do listy wszystkie kontakty spełniające jakiś filtr (np. wszystkich, którzy kupili produkt), czy kontakty wcześniej usunięte z listy na nią wrócą?”
Nie - osoby, które faktycznie wypisały się z tej listy, NIE zostaną ponownie dodane. Masowe dodawanie sprawdza zapisy wypisów danej listy i pomija te kontakty. Kontakty, które już są na liście, są po cichu ignorowane (bez duplikatów), a wszyscy pozostali zostają dodani.
Przeczytaj jednak uważnie następną sekcję, bo „wypisanie się” i „usunięcie” to dwie różne rzeczy - i odpowiedź zależy od tego, która z nich miała miejsce.
Model myślowy: trzy niezależne pojęcia
Niemal każde nieporozumienie bierze się z mieszania trzech rzeczy, które Easymail celowo trzyma osobno. Rozdziel je, a reszta tego przewodnika stanie się oczywista.
| Pojęcie | Na jakie pytanie odpowiada | Odwracalne? |
|---|---|---|
| 1. Obecność na liście | Czy ten kontakt jest teraz na tej liście? | Tak - dodawaj i usuwaj swobodnie |
| 2. Wypis z listy (zgoda) | Czy ten kontakt wypisał się z tej listy? | Trwałe - nigdy nie jest czyszczone automatycznie |
| 3. Wypis na poziomie konta / lista wykluczeń | Czy ten adres powinien dostawać jakiekolwiek maile? | Częściowo (zobacz Zasadę 8) |
Najważniejsza obserwacja:
- Usunięcie kontaktu z listy zmienia tylko #1 (obecność na liście). To rotacja, nie zgoda - kontakt można później swobodnie dodać ponownie.
- Wypisanie się z listy tworzy #2 (trwały zapis wypisu) i usuwa kontakt z listy. Ten zapis to trwały znacznik „nie dodawaj mnie z powrotem”, który respektuje każda masowa ścieżka dodawania, import i API.
- O tym, czy kampania zostanie faktycznie dostarczona, decyduje wyłącznie #3 plus aktualna obecność na liście - nie zapis wypisu z listy (zobacz Zasadę 3).
Zasada 1 - Dodawanie kontaktów do listy: czy dawny wypis wraca?
W skrócie: każda masowa lub automatyczna ścieżka dodawania kontaktów pomija osoby, które wypisały się z danej listy. Nie „wskoczą z powrotem”.
| Jak kontakty trafiają na listę | Pomija wypisanych z listy? | Już na liście? | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Masowe dodawanie po filtrze / segmencie („dodaj wszystkich, którzy…”) | ✅ Tak, pomijani | Ignorowane (bez duplikatu) | Ścieżka z pytania powyżej |
| Masowe dodawanie zaznaczonych kontaktów | ✅ Tak, pomijani | Ignorowane | Działa tak samo |
| Import CSV / z pliku (ze wskazaniem list docelowych) | ✅ Tak, pomijani | Ignorowane | Import nadal aktualizuje pola kontaktu - zobacz Zasadę 5 |
| Publiczne API - dodanie kontaktu do listy | ✅ Tak, pomijani | Ignorowane | Zewnętrzne integracje nie „wskrzeszą” wypisanego |
| Easycart - „klienci, którzy kupili produkt X” | ✅ Tak, pomijani | Ignorowane | |
| Easycart - zapis przy zakupie / opt-in w koszyku | ✅ Tak, pomijani | Ignorowane | |
| Zaznaczenie checkboxa listy na karcie kontaktu | ⚠️ Nie - NIE pomija | Nie dotyczy (kontakt zostaje dodany) | Jedyny wyjątek - zobacz niżej |
⚠️ Jedyny wyjątek: checkbox listy na karcie kontaktu
Otwarcie szczegółów kontaktu i zaznaczenie checkboxa przy liście mailingowej dodaje ten kontakt do listy. To jedyna ścieżka dodawania, która nie sprawdza zapisu wypisu - doda ponownie kontakt, który wcześniej wypisał się z tej listy.
Traktuj ten checkbox jako świadome, ręczne nadpisanie decyzji odbiorcy - a nie błąd w danych. Używaj go tylko wtedy, gdy kontakt wprost poprosił o ponowne dodanie do listy.
Dlaczego „już na liście” zawsze oznacza brak zmian
Wszystkie masowe ścieżki sprawdzają przed dodaniem, czy kontakt już jest na liście. Ponowne uruchomienie masowego dodawania jest więc bezpieczne i możesz je powtarzać dowolną liczbę razy: obecni członkowie nie są duplikowani, nie dostają nowej daty dodania ani drugiego maila powitalnego - są po prostu pomijani.
Zasada 2 - „Usunięcie z listy” ≠ „wypisanie się”
To rozróżnienie stoi za większością nieporozumień.
| Akcja | Kto ją wykonuje | Obecność na liście | Trwały zapis wypisu? | Można dodać ponownie? |
|---|---|---|---|---|
| Usunięcie z listy (w aplikacji lub przez publiczne API) | Ty / Twoja integracja | Usunięta | ❌ Nie | ✅ Tak - swobodnie (to tylko rotacja) |
| Wypisanie się z listy (stopka maila / centrum preferencji / Easycart) | Odbiorca | Usunięta | ✅ Tak (trwały) | ❌ Nie - masowe ścieżki, import i API będą go pomijać |
Kluczowa zasada: to, że Ty zdejmujesz kogoś z listy, nie jest kwestią zgody, więc nigdy nie tworzy zapisu wypisu - późniejszy import zasadnie doda go ponownie. Tylko autentyczne wypisanie się przez odbiorcę tworzy taki zapis. Dlatego proces „wyczyść listę, potem zaimportuj ponownie” działa bez naruszania prawdziwych wypisów.
Dwa niuanse warte zapamiętania:
- Zapis wypisu nigdy nie jest czyszczony. Nawet jeśli kontakt później ponownie zapisze się przez centrum preferencji, zapis zostaje. Konsekwencja: kontakt może być aktywnym członkiem listy i jednocześnie mieć stary zapis wypisu - będzie dostawał maile (zobacz Zasadę 3), ale masowe dodawanie i import będą go nadal pomijać. To celowe: historia wypisów z listy pozostaje czysta na potrzeby raportowania.
- Przycisk „Wypisz się” w centrum preferencji (oraz wypis jednym kliknięciem w Gmailu na liście prywatnej) jest traktowany jako wypis na poziomie konta, nie tylko z jednej listy - zobacz Zasadę 8.
Zasada 3 - Kto faktycznie otrzymuje kampanię
Gdy kampania jest wysyłana, lista odbiorców powstaje z aktualnej obecności na liście, pomniejszonej o cztery bramki. Kontakt jest wykluczony, jeśli pasuje do którejkolwiek z nich:
- Usunięte kontakty.
- Wypis na poziomie konta - kontakt wypisał się ze wszystkich Twoich wysyłek.
- Wypis na poziomie adresu email - ten adres jest wypisany dla Twojego konta (przetrwa usunięcie kontaktu - zobacz Zasadę 8).
- Lista wykluczeń (suppression list) - ten adres miał twarde odbicie (hard bounce) lub został oznaczony przez dostawcę poczty (ta lista działa w całej platformie - zobacz Zasadę 8).
Ważne - zapis wypisu z listy NIE blokuje wysyłki. Wysyłką rządzi wyłącznie obecność na liście plus cztery bramki powyżej. A zatem:
- Jeśli kontakt jest członkiem listy docelowej i przechodzi przez cztery bramki, dostanie maila - nawet jeśli ma stary zapis wypisu z listy (np. ponownie zapisał się przez centrum preferencji).
- Usunięcie zapisu wypisu nie zatrzymałoby wysyłki; wysyłkę zatrzymuje usunięcie z listy (albo wypis na poziomie konta).
To celowe: o wysyłce decyduje obecność na liście. Szacując liczbę odbiorców, nie próbuj „dodatkowo wykluczać” zapisów wypisów - obecność na liście już odzwierciedla, kto naprawdę na niej jest.
Uwaga dla automatyzacji: wysyłki z automatyzacji (workflow) używają podobnego, ale osobnego zestawu wykluczeń - dodatkowo respektują wypisy specyficzne dla automatyzacji. Zasady opisane tutaj dotyczą odbiorców kampanii.
Zasada 4 - Jedna osoba = jeden email na kampanię
Kontakt może być na kilku listach, ale kampania celuje w jedną listę, a lista odbiorców jest budowana per kontakt. Nawet gdy filtr segmentu odwołuje się do kilku list, każdy kontakt trafia do wysyłki dokładnie raz.
Konkluzja: nikt nie dostanie dwóch kopii tej samej kampanii tylko dlatego, że jest na dwóch listach.
Segmenty są przy tym obliczane na żywo w momencie wysyłki - kampania ponownie uruchamia filtr segmentu na aktualnej bazie kontaktów i stosuje te same cztery bramki dostarczalności. Kontakt, który wypadł z segmentu (albo trafił na listę wykluczeń) po przygotowaniu kampanii, ale przed jej wysyłką, zostanie poprawnie pominięty.
Zasada 5 - Dodawanie kontaktu, który już istnieje (dopasowanie po adresie email)
Kontakty są unikalne w ramach konta, po adresie email, bez rozróżniania wielkości liter
- Kontakt jest unikalny w Twoim koncie po adresie email. Ten sam adres nie może istnieć dwa razy w jednym koncie.
- Email jest zamieniany na małe litery i przycinany ze spacji przed zapisaniem i dopasowaniem, więc
John@X.comijohn@x.comto ten sam kontakt. - Adres usuniętego kontaktu nie blokuje ponownego użycia - możesz utworzyć nowy kontakt z adresem, którego używał usunięty kontakt.
Co się stanie, gdy email już istnieje - zależy od ścieżki
| Ścieżka | Jeśli email już istnieje |
|---|---|
| Import CSV / z pliku | Aktualizuje istniejący kontakt (nadpisuje pola standardowe - zobacz pułapkę niżej) |
| Synchronizacja z Easycart | Aktualizuje istniejący kontakt |
| Publiczne API - utworzenie kontaktu | Odrzucone z błędem „email already exists” (endpoint tylko tworzy; do zmian służy endpoint aktualizacji) |
⚠️ Pułapka importu: puste pola standardowe nadpisują; puste pola niestandardowe - nie
Gdy import aktualizuje istniejący kontakt:
- Pola standardowe (imię, nazwisko, telefon, język, kraj, strefa czasowa) są nadpisywane - również pustymi wartościami. Jeśli plik importu ma pustą kolumnę „imię”, wymaże istniejące imię. Import „wklej listę adresów” nie niesie żadnych imion, więc ponowny import tą drogą czyści istniejące imiona. (Kontakty pochodzące z Easycart są chronione - import nie nadpisze ich imienia ani telefonu.)
- Pola niestandardowe są ustawiane wyłącznie na wartości niepuste - pusta komórka jest pomijana i nigdy nie wyczyści istniejącej wartości.
Praktyczna wskazówka: gdy importujesz ponownie, żeby zaktualizować część pól, umieść w pliku tylko te kolumny, które faktycznie chcesz zmienić - inaczej wyczyścisz resztę.
Uwaga: w obrębie jednego pliku CSV zduplikowane wiersze z tym samym adresem nie są obsługiwane w przewidywalny sposób. Nie zakładaj, że „wygrywa ostatni wiersz” - najpierw usuń duplikaty z pliku.
Zasada 6 - Double opt-in (potwierdzenie zapisu)
- Double opt-in dotyczy wyłącznie publicznego formularza zapisu. Kontakty tworzone przez API i importowane z CSV są dodawane bezpośrednio, bez kroku potwierdzenia.
- Zanim ktoś kliknie link potwierdzający, nie istnieje ani rekord kontaktu, ani obecność na liście - nic „oczekującego” nie jest zapisywane.
- Kontakt zostaje utworzony i dodany do listy dopiero po kliknięciu potwierdzenia.
- Mechanizm działa per zgłoszenie zapisu na konkretną listę - nie ma przełącznika „double opt-in” per lista ani dla całego konta.
A zatem: niepotwierdzony zapis nie może niczego otrzymać, bo jeszcze nie istnieje - double opt-in warunkuje utworzenie kontaktu, nie wysyłkę.
Zasada 7 - Pola niestandardowe
- Pola niestandardowe są definiowane per konto (klucze pól są unikalne w ramach konta).
- Import CSV lub wywołanie publicznego API, które odwołuje się do nieistniejącego pola niestandardowego, jest odrzucane z błędem - pole nie jest po cichu tworzone ani ignorowane. Najpierw utwórz pole, potem importuj.
- Wyjątkiem jest synchronizacja z Easycart: ona tworzy pola niestandardowe automatycznie w locie (to zaufana, wewnętrzna synchronizacja e-commerce, a nie import sterowany przez użytkownika).
Zasada 8 - Wypisy na poziomie konta i lista wykluczeń w szczegółach
Trzy mechanizmy, trzy różne zasięgi. Wszystkie trzy blokują dostarczenie kampanii (Zasada 3); różnią się tym, jak daleko sięgają i jak powstają.
| Mechanizm | Zasięg | Powiązany z | Powstaje przez | Czyszczony przez |
|---|---|---|---|---|
| Wypis na poziomie konta | Twoje konto | Kontakt | Wypisanie się w aplikacji, „Wypisz się” w centrum preferencji, wypis jednym kliknięciem na liście prywatnej, publiczne API | Ponowny zapis (resubscribe) |
| Wypis na poziomie adresu email | Twoje konto | Adres email | Tworzony automatycznie przy każdym wypisie na poziomie konta | Ponowny zapis (resubscribe) |
| Lista wykluczeń (suppression list) | Cała platforma | Adres email | Twarde (trwałe) odbicia oraz skargi oznaczone przez dostawcę poczty | Nie do wyczyszczenia w aplikacji - napisz do nas, jeśli uważasz, że adres trafił tam przez pomyłkę |
Najważniejsze rzeczy do zapamiętania:
- Wypis na poziomie konta a wypis na poziomie adresu: pierwszy jest powiązany z rekordem kontaktu, drugi z samym adresem. Jeśli kontakt zostanie usunięty i później ponownie zaimportowany (nowy rekord, ten sam email), zapis powiązany z kontaktem znika, ale zapis powiązany z adresem nadal go blokuje w Twoim koncie. To celowe - usunięcie i ponowne dodanie kontaktu nie wymazuje jego wypisu.
- Lista wykluczeń działa w całej platformie i tylko rośnie. Jedno twarde odbicie lub skarga na poziomie dostawcy blokuje ten adres wszędzie i nie da się go odblokować z poziomu aplikacji. To chroni reputację wysyłkową wszystkich.
- Zwykłe zgłoszenia spamu nie powodują automatycznego wykluczenia ani wypisu - są rejestrowane jako zdarzenia wyłącznie do statystyk. Adres wykluczają tylko twarde (trwałe) odbicia i skargi na poziomie dostawcy poczty.
- Ponowny zapis (resubscribe) - w aplikacji lub przez publiczne API - czyści wypis na poziomie konta oraz wypis na poziomie adresu dla Twojego konta. Nie dotyka listy wykluczeń, nie usuwa żadnego zapisu wypisu z listy i nie dodaje kontaktu z powrotem na żadną listę - jedynie zdejmuje blokadę na poziomie konta.
Najczęstsze pytania
P: Usunąłem część kontaktów z listy, a potem masowo dodałem wszystkich pasujących do filtra. Czy usunięci wrócą? Zależy, jak zniknęli z listy. Jeśli zostali przez Ciebie usunięci (rotacja) - tak, wrócą. Jeśli sami się wypisali - nie, będą trwale pomijani. Zobacz Zasady 1 i 2.
P: Ktoś wypisał się z listy, a mimo to nadal dostaje moje kampanie. Dlaczego? Musi być ponownie aktualnym członkiem listy (np. ponownie zapisał się przez centrum preferencji albo został dodany checkboxem na karcie kontaktu - wyjątek z Zasady 1) i nie mieć wypisu na poziomie konta. Wysyłka podąża za obecnością na liście, nie za zapisem wypisu. Zobacz Zasadę 3.
P: Jeśli kontakt jest na trzech listach, dostanie trzy kopie kampanii? Nie - kampania celuje w jedną listę, a każdy kontakt jest liczony tylko raz. Jeden email. Zobacz Zasadę 4.
P: Zaimportowałem ponownie klientów, żeby zaktualizować numery telefonów, i wszystkim zniknęły imiona. Co się stało? Import nadpisał pola standardowe pustymi komórkami z pliku. Umieszczaj w pliku tylko kolumny, które chcesz zmienić. Zobacz Zasadę 5.
P: Usunąłem kontakt, który zgłosił skargę, dodałem go ponownie - i nadal nie dostaje maili. Dlaczego? Jego adres jest najpewniej nadal wypisany na poziomie adresu email (co przetrwa usunięcie kontaktu) albo znajduje się na liście wykluczeń (po odbiciu lub skardze). Ponowne dodanie kontaktu nie czyści żadnego z tych zapisów. Zobacz Zasadę 8.
P: Czy dodanie kontaktu przez API przechodzi przez double opt-in? Nie - tylko publiczny formularz zapisu. API i CSV dodają bezpośrednio. Zobacz Zasadę 6.