Easymail hält drei Dinge bewusst getrennt: Listenmitgliedschaft, Abmeldung von einer Liste und Abmeldung auf Kontoebene. Wenn du sie auseinanderhältst, hat jede Frage danach, wer auf eine Liste kommt und wer deine E-Mails wirklich bekommt, eine klare Antwort. Diese Anleitung geht die Regeln der Reihe nach durch, inklusive der häufigsten Fragen: “Wenn ich Kontakte zu einer Liste hinzufüge, kommen dann Abgemeldete zurück?”, “Was ist der Unterschied zwischen Entfernen und Abmelden?”, “Wer bekommt eine Kampagne tatsächlich?”, “Was passiert, wenn es den Kontakt schon gibt?”
Kurz gesagt - kommen abgemeldete Kontakte zurück?
“Wenn ich per Filter alle passenden Kontakte zu einer Liste hinzufüge (etwa alle, die ein Produkt gekauft haben), springen dann die vorher entfernten Kontakte zurück auf die Liste?”
Nein - wer sich von dieser Liste wirklich abgemeldet hat, wird NICHT erneut hinzugefügt. Beim Massen-Hinzufügen prüfen wir die Abmeldungen der Liste und überspringen diese Kontakte. Kontakte, die schon auf der Liste stehen, ignorieren wir stillschweigend (keine Dubletten), alle anderen kommen hinzu.
Lies aber den nächsten Abschnitt genau, denn “abgemeldet” und “entfernt” sind zwei verschiedene Dinge - und davon hängt die Antwort ab.
Das Denkmodell: drei unabhängige Konzepte
Fast jede Verwirrung entsteht dadurch, dass drei Dinge vermischt werden, die Easymail bewusst trennt. Hältst du sie auseinander, ist der Rest dieser Anleitung selbsterklärend.
| Konzept | Frage, die es beantwortet | Umkehrbar? |
|---|---|---|
| 1. Listenmitgliedschaft | Steht dieser Kontakt gerade auf dieser Liste? | Ja - frei hinzufügen und entfernen |
| 2. Abmeldung von der Liste (Einwilligung) | Hat dieser Kontakt sich von dieser Liste abgemeldet? | Dauerhaft - wird nie automatisch gelöscht |
| 3. Abmeldung bzw. Sperre auf Kontoebene | Soll diese Adresse überhaupt E-Mails bekommen? | Teilweise (siehe Regel 8) |
Der entscheidende Punkt:
- Entfernen wirkt nur auf #1 (Mitgliedschaft). Das ist Fluktuation, keine Einwilligung - du kannst den Kontakt später frei wieder hinzufügen.
- Abmelden erzeugt #2 (einen dauerhaften Abmelde-Eintrag) und entfernt die Mitgliedschaft. Dieser Eintrag ist eine dauerhafte Markierung “bitte nicht zurückholen”, die jeder Massen-, Import- und API-Weg respektiert.
- Ob eine Kampagne tatsächlich zugestellt wird, entscheidet allein #3 plus die aktuelle Mitgliedschaft - nicht der Abmelde-Eintrag der Liste (siehe Regel 3).
Regel 1 - Kontakte zu einer Liste hinzufügen: kommt eine alte Abmeldung zurück?
Kurz: Jeder Massen- und automatische Weg überspringt Personen, die sich von dieser Liste abgemeldet haben. Sie springen nicht zurück.
| Wie Kontakte hinzukommen | Überspringt Abgemeldete? | Bestehendes Mitglied? | Hinweise |
|---|---|---|---|
| Massen-Hinzufügen per Filter/Segment (“alle hinzufügen, die passen…”) | ✅ Ja, übersprungen | Ignoriert (keine Dublette) | Der Weg aus der Frage oben |
| Massen-Hinzufügen einer ausgewählten Gruppe | ✅ Ja, übersprungen | Ignoriert | Funktioniert genauso |
| CSV- bzw. Datei-Import (mit Ziellisten) | ✅ Ja, übersprungen | Ignoriert | Der Import aktualisiert trotzdem die Felder - siehe Regel 5 |
| Public API - Kontakt zur Liste hinzufügen | ✅ Ja, übersprungen | Ignoriert | Externe Integrationen können Abgemeldete nicht zurückholen |
| Easycart - “Kunden, die Produkt X gekauft haben” | ✅ Ja, übersprungen | Ignoriert | |
| Easycart - Anmeldung im Checkout | ✅ Ja, übersprungen | Ignoriert | |
| Listen-Checkbox auf der Kontaktkarte anhaken | ⚠️ Nein - nicht übersprungen | Entfällt (Kontakt wird hinzugefügt) | Die einzige Ausnahme - siehe unten |
⚠️ Die eine Ausnahme: die Listen-Checkbox auf der Kontaktkarte
Öffnest du die Details eines Kontakts und hakst die Checkbox neben einer Mailingliste an, kommt der Kontakt auf die Liste. Das ist der einzige Weg, der den Abmelde-Eintrag nicht prüft - er holt also auch Kontakte zurück, die sich zuvor abgemeldet haben.
Behandle dieses Häkchen als bewusste manuelle Ausnahme, nicht als Datenfehler. Nutze es nur, wenn dein Kontakt ausdrücklich darum gebeten hat, wieder auf die Liste zu kommen.
Warum “ist schon Mitglied” immer folgenlos bleibt
Alle Massenwege prüfen vor dem Hinzufügen, ob der Kontakt schon auf der Liste steht. Du kannst ein Massen-Hinzufügen also beliebig oft wiederholen: Bestehende Mitglieder werden nicht dupliziert, nicht neu datiert und bekommen keine zweite Willkommensnachricht - sie werden einfach übersprungen.
Regel 2 - “Von Liste entfernen” ist nicht “Abmelden”
Aus dieser Unterscheidung entsteht die meiste Verwirrung.
| Aktion | Wer macht es | Mitgliedschaft | Dauerhafter Abmelde-Eintrag? | Wieder hinzufügbar? |
|---|---|---|---|---|
| Von Liste entfernen (in der App oder per Public API) | Du bzw. deine Integration | Entfernt | ❌ Nein | ✅ Ja - frei (reine Fluktuation) |
| Von Liste abmelden (Footer der E-Mail, Präferenzcenter, Easycart) | Der Empfänger | Entfernt | ✅ Ja (dauerhaft) | ❌ Nein - Massen-, Import- und API-Wege überspringen ihn weiterhin |
Kernregel: Wenn du jemanden von einer Liste nimmst, ist das keine Einwilligungsentscheidung - es entsteht also kein Abmelde-Eintrag, und ein späterer Import darf ihn zu Recht wieder aufnehmen. Nur eine echte Abmeldung durch den Empfänger erzeugt diesen Eintrag. Deshalb funktioniert der Ablauf “Liste aufräumen, dann neu importieren”, ohne dass du echte Abmeldungen zerstörst.
Zwei Feinheiten, die du kennen solltest:
- Der Abmelde-Eintrag wird nie gelöscht. Auch wenn ein Kontakt sich später über das Präferenzcenter wieder anmeldet, bleibt er bestehen. Das heißt: Jemand kann aktives Mitglied sein und trotzdem einen alten Abmelde-Eintrag tragen - er bekommt dann E-Mails (siehe Regel 3), wird aber von Massen-Hinzufügen und Import weiterhin übersprungen. Das ist Absicht: Die Abmeldehistorie je Liste bleibt für Auswertungen sauber.
- Der Button “Unsubscribe” im Präferenzcenter (und die Ein-Klick-Abmeldung von Gmail bei einer privaten Liste) gilt als Abmeldung auf Kontoebene, nicht nur für eine Liste - siehe Regel 8.
Regel 3 - Wer eine Kampagne tatsächlich bekommt
Beim Versand einer Kampagne bauen wir die Empfängerliste aus der aktuellen Listenmitgliedschaft, abzüglich dieser vier Prüfungen. Ein Kontakt fällt raus, wenn eine davon zutrifft:
- Gelöschte Kontakte.
- Abmeldung auf Kontoebene - der Kontakt hat allem aus deinem Konto widersprochen.
- Abmeldung der E-Mail-Adresse - diese Adresse ist für dein Konto abgemeldet (bleibt auch nach dem Löschen des Kontakts bestehen - siehe Regel 8).
- Sperrliste - diese Adresse hatte einen Hard Bounce oder wurde vom E-Mail-Anbieter markiert (das gilt plattformweit - siehe Regel 8).
Wichtig: Der Abmelde-Eintrag der Liste blockiert den Versand nicht. Maßgeblich sind allein Mitgliedschaft und die vier Prüfungen oben. Also:
- Ist ein Kontakt Mitglied der Zielliste und besteht die vier Prüfungen, bekommt er die E-Mail - auch mit einem alten Abmelde-Eintrag (etwa nach erneuter Anmeldung über das Präferenzcenter).
- Einen Abmelde-Eintrag zu löschen würde einen Versand nicht stoppen. Stoppen lässt er sich über die Mitgliedschaft oder eine Abmeldung auf Kontoebene.
Das ist Absicht: Die Mitgliedschaft ist die maßgebliche Quelle für den Versand. Rechne die Abmelde-Einträge also nicht zusätzlich heraus, wenn du deine Reichweite abschätzt - die Mitgliedschaft bildet bereits ab, wer wirklich auf der Liste steht.
Hinweis zu Automationen: Der Versand aus Workflows nutzt ein ähnliches, aber eigenes Regelwerk - dort gelten zusätzlich automationsspezifische Abmeldungen. Die hier beschriebenen Regeln gelten für Kampagnen.
Regel 4 - Eine Person bekommt eine E-Mail pro Kampagne
Ein Kontakt kann auf mehreren Listen stehen, aber eine Kampagne richtet sich an genau eine Liste, und die Empfängerliste wird pro Kontakt gebildet. Selbst wenn ein Segmentfilter mehrere Listen einbezieht, wird jeder Kontakt genau einmal berücksichtigt.
Unterm Strich: Niemand bekommt dieselbe Kampagne doppelt, nur weil er auf zwei Listen steht.
Segmente werten wir übrigens live zum Versandzeitpunkt aus - die Kampagne prüft den Filter beim Versand erneut gegen den aktuellen Kontaktbestand und wendet dieselben vier Prüfungen an. Wer das Segment also nach dem Anlegen, aber vor dem Versand verlassen hat (oder gesperrt wurde), fällt korrekt heraus.
Regel 5 - Einen Kontakt hinzufügen, den es schon gibt (Abgleich per E-Mail)
Kontakte sind pro Konto eindeutig, per E-Mail, ohne Groß-/Kleinschreibung
- Ein Kontakt ist innerhalb deines Kontos über die E-Mail-Adresse eindeutig. Dieselbe Adresse kann in einem Konto nicht zweimal existieren.
- Die E-Mail wird vor dem Speichern und Abgleichen in Kleinbuchstaben umgewandelt und getrimmt -
John@X.comundjohn@x.comsind also derselbe Kontakt. - Die Adresse eines gelöschten Kontakts blockiert nichts - du kannst einen Kontakt mit dieser Adresse neu anlegen.
Was passiert, wenn es die Adresse schon gibt, hängt vom Weg ab
| Weg | Wenn die Adresse schon existiert |
|---|---|
| CSV- bzw. Datei-Import | Aktualisiert den bestehenden Kontakt (überschreibt Standardfelder - siehe Stolperfalle unten) |
| Easycart-Sync | Aktualisiert den bestehenden Kontakt |
| Public API - Kontakt anlegen | Abgelehnt mit dem Fehler “email already exists” (nur zum Anlegen; zum Ändern nutzt du den Update-Endpunkt) |
⚠️ Stolperfalle beim Import: leere Standardfelder überschreiben, leere eigene Felder nicht
Wenn ein Import einen bestehenden Kontakt aktualisiert:
- Standardfelder (Vorname, Nachname, Telefon, Sprache, Land, Zeitzone) werden überschrieben - auch mit leeren Werten. Hat deine Importdatei eine leere Spalte “Vorname”, löscht sie den vorhandenen Vornamen. Der Import “Liste von E-Mail-Adressen einfügen” enthält gar keine Namen und löscht beim erneuten Import also bestehende Namen. (Kontakte aus Easycart sind geschützt - der Import überschreibt weder Name noch Telefonnummer.)
- Eigene Felder werden nur mit nicht leeren Werten gesetzt - eine leere Zelle wird übersprungen und löscht nie einen vorhandenen Wert.
Praxistipp: Nimm beim erneuten Import nur die Spalten mit, die du wirklich ändern willst - sonst leerst du den Rest.
Hinweis: Innerhalb einer CSV-Datei ist der Umgang mit doppelten Zeilen zur selben Adresse nicht festgelegt. Verlass dich nicht auf “die letzte Zeile gewinnt”, sondern entferne Dubletten vorher.
Regel 6 - Double Opt-in (Bestätigung der Anmeldung)
- Double Opt-in gilt nur für das öffentliche Anmeldeformular. Kontakte aus API und CSV-Import kommen direkt hinzu, ohne Bestätigungsschritt.
- Bevor jemand den Bestätigungslink klickt, gibt es weder einen Kontakt noch eine Mitgliedschaft - nichts “Ausstehendes” wird gespeichert.
- Der Kontakt entsteht und kommt auf die Liste, sobald er auf Bestätigen klickt.
- Das gilt pro Anmeldung für eine bestimmte Liste - einen Schalter für Double Opt-in je Liste oder fürs ganze Konto gibt es nicht.
Kurz: Eine unbestätigte Anmeldung kann nichts empfangen, weil sie noch nicht existiert - Double Opt-in steuert das Anlegen, nicht das Versenden.
Regel 7 - Eigene Felder
- Eigene Felder definierst du pro Konto (die Feldschlüssel sind innerhalb deines Kontos eindeutig).
- Ein CSV-Import oder API-Aufruf mit einem eigenen Feld, das es nicht gibt, wird abgelehnt - wir legen das Feld weder still an noch ignorieren wir es. Lege das Feld also zuerst an und importiere danach.
- Der Easycart-Sync ist die Ausnahme: Er legt eigene Felder automatisch an (er ist der vertrauenswürdige interne E-Commerce-Sync, kein nutzergesteuerter Import).
Regel 8 - Abmeldung auf Kontoebene und Sperrliste im Detail
Drei Mechanismen mit drei verschiedenen Reichweiten. Alle drei blockieren den Versand (Regel 3), unterscheiden sich aber darin, wie weit sie reichen und wie sie entstehen.
| Mechanismus | Reichweite | Bezogen auf | Gesetzt durch | Aufgehoben durch |
|---|---|---|---|---|
| Abmeldung auf Kontoebene | Dein Konto | Kontakt | Abmeldung in der App, “Unsubscribe” im Präferenzcenter, Ein-Klick-Abmeldung bei privaten Listen, Public API | Erneute Anmeldung |
| Abmeldung der E-Mail-Adresse | Dein Konto | E-Mail-Adresse | Wird bei jeder Abmeldung auf Kontoebene automatisch mitgeführt | Erneute Anmeldung |
| Sperrliste | Plattformweit | E-Mail-Adresse | Hard Bounces (dauerhaft) und Beschwerden, die der E-Mail-Anbieter meldet | Nicht in der App aufhebbar - melde dich bei uns, wenn du eine Adresse zu Unrecht gesperrt siehst |
Diese Punkte solltest du verinnerlichen:
- Abmeldung auf Kontoebene vs. Abmeldung der Adresse: Die erste hängt am Kontakt_datensatz_, die zweite an der Adresse. Löschst du einen Kontakt und importierst ihn später neu (neuer Datensatz, gleiche Adresse), ist der Eintrag auf Kontaktebene weg - die Abmeldung der Adresse blockiert ihn für dein Konto aber weiterhin. Das ist Absicht: Löschen und neu anlegen wischt eine Abmeldung nicht weg.
- Die Sperrliste gilt plattformweit und wächst nur an. Ein Hard Bounce oder eine Beschwerde auf Anbieterebene blockiert die Adresse überall, und es gibt keinen Weg in der App, das aufzuheben. Das schützt die Zustellbarkeit für alle.
- Gewöhnliche Spam-Beschwerden führen nicht automatisch zu Sperre oder Abmeldung - wir erfassen sie nur als Ereignis für die Statistik. Nur dauerhafte Hard Bounces und Beschwerden auf Anbieterebene sperren eine Adresse.
- Die erneute Anmeldung (in der App oder per Public API) hebt die Abmeldung auf Kontoebene und die Abmeldung der Adresse für dein Konto auf. Sie rührt weder die Sperrliste an, noch löscht sie einen Abmelde-Eintrag einer Liste, noch fügt sie den Kontakt einer Liste hinzu - sie hebt ausschließlich die Abmeldung auf Kontoebene auf.
Kurze FAQ
F: Ich habe Kontakte von einer Liste entfernt und danach per Filter alle passenden hinzugefügt. Kommen die Entfernten zurück? Das hängt davon ab, wie sie gegangen sind. Hast du sie entfernt (Fluktuation), kommen sie zurück. Haben sie sich selbst abgemeldet, bleiben sie dauerhaft außen vor. Siehe Regeln 1 und 2.
F: Jemand hat sich von einer Liste abgemeldet, bekommt aber weiter meine Kampagnen. Warum? Er ist vermutlich wieder Mitglied (etwa durch erneute Anmeldung über das Präferenzcenter oder durch das Häkchen auf der Kontaktkarte - die Ausnahme aus Regel 1) und nicht auf Kontoebene abgemeldet. Der Versand folgt der Mitgliedschaft, nicht dem Abmelde-Eintrag. Siehe Regel 3.
F: Wenn ein Kontakt auf drei Listen steht, bekommt er eine Kampagne dreimal? Nein - eine Kampagne richtet sich an eine Liste und zählt jeden Kontakt nur einmal. Eine E-Mail. Siehe Regel 4.
F: Ich habe meine Kunden neu importiert, um Telefonnummern zu aktualisieren, und jetzt sind alle Vornamen leer. Was ist passiert? Der Import hat die Standardfelder mit den leeren Zellen deiner Datei überschrieben. Nimm nur die Spalten mit, die du ändern willst. Siehe Regel 5.
F: Ich habe einen Kontakt gelöscht, der sich beschwert hatte, ihn neu angelegt - und er bekommt trotzdem keine E-Mails. Warum? Seine Adresse ist vermutlich weiterhin auf Adressebene abgemeldet (das überlebt das Löschen) oder steht wegen des Bounces bzw. der Beschwerde auf der Sperrliste. Ein Kontakt neu anzulegen hebt beides nicht auf. Siehe Regel 8.
F: Läuft das Hinzufügen per API über Double Opt-in? Nein - das gilt nur für das öffentliche Anmeldeformular. API und CSV fügen direkt hinzu. Siehe Regel 6.